商务英语写作：书信中必须了解的格式和结构

　　我国实行对外开放以来,对外商业得到迅速发展。WTO的成功加入,使我国的对外贸易事业有了冲破和发展。作为对外贸易中的一种基础的通讯接洽方式,商务英语书信也得到广泛应用。对外贸专业的学生以及从事对外贸易的工作者来说,纯熟掌握商务英语写作格式与结构并加以应用,是不可或缺的一项技巧。　　
商务英语写作有关书信方面有自己独特的格式与结构。诚然现在的人们爱好别树一帜,喜欢以一种更随便、更友好的方法进行交往,然而,为了防止寄信方和收信方之间因为格式、结构的不统一而引起的混乱,以及由此而带来的查找不便、使双方花费不必要的时间,所以,最安全、最有效的方式就是遵照国际上常用的、约定俗成的格式与结构。一旦选定一种格式与结构,最好是保持使用,不能想改就改,想换就换,否则就会给对方一种不牢固、不踏实的觉得,会引起一些意想不到的麻烦,有可能最后导致交易的失败。　　
个别来说,当初利用的书信商务英语写作的格式主要有两种:传统的缩头式(the conventionalindented form) 和古代的齐头式(the modern blocked form) 。　　
根据英国传统做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有时可能会缩进更多。当初,齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开端,段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行,以便于辨别。这种格式被称作齐头式(the fullblocked form) 。然而,有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便,所以,人们使用了一种改良的齐头式(the modifiedblocked form) ,即把日期放在右边,而把其余内容放在左边。　　
正常来说,咱们通常应用单行距来布局一封信,这会使咱们所写的信有一种紧凑感,但有些人在写短信的时候,更喜好用双行距。　　
根据个人或公司的爱好,可能取舍使用齐头式或缩头式。但不论决定哪一种格局,一般书信商务英语写作的结构都包括以下几部分内容:

　
(1) 信头(the letter - head)

(2) 案号和日期(the reference and date)

(3) 封内名称和地址(the inside name and address)

(4) 开头称呼语(the salutation)

(5) 信文(the message or the body of the letter)

(6) 结尾敬语(the complimentary close)

(7) 写信人签名或签署(the writer’s signature and designation)

(8) 留心事项(the attention line)

(9) 事由、题目(the subject line)

(10) 经办人代号(the reference notation)

(11) 附件(the enclosure)

(12) 抄送(the carbon copy notation)

(13) 附言(the postscript)

在书信商务英语写作中,上述每一部分内容都有本人固定的地位,包含自己奇特的内容,它们是不能随意更换的。

信头所包含的是写信人的基本情况,包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至E - mail 地址。信头在信纸的最上方,有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。品德优良的信纸以及一个整齐、匀称的信头,可以展示一个公司的风采,增强公司的信誉。 本文来自：英语之家

案号是写信时所给的、以便查问的字母或数字。经常以“Our ref”跟“Your ref”来分辨。它的位置个别是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行,不管是齐头式还是缩头式,普通把日期放在右端,这可起到行尾的作用,使信看上去更整齐。在商务英语书信中,日期一定要写全,不能用数字的情势,由于美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch. 2002”, 而美国的日期标示法令是“March24 ,2002”。月、日的后面用逗号,年份后面不用标点。

封内名称和地址即收信人的名称和地址,要放在信纸的左上方,在日期以下三行或更多行,这可依据信的长短来定。

封内名称和地址要用齐头式,

紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整洁。

开头称说语是写信人开始信文的礼貌用语,一般商务英语书信中多用Dear Sir , Dear Sirs 或Gentlemen ,并且独破成行,在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗号,而在Gentlemen 后面用冒号。

信文是实质性的内容,信文的书写恳求是简洁、明白、礼貌;语法正确,切中要点;段落划显明确,每段集中于一个话题;打印准确,布局要有艺术性,使你的函件看上去赏心悦目。尤其留神页边空栏,它是信文的框架。信文多用单行距,有些短信可用双行距。

结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语,在信中不实际意思,传统使之成为必需,并已成为习惯,所以始终沿用至今。传统的结尾敬语有: Yours faithfully , Yours truly(多用于美国) 等,也有人用倒装的Faithfullyyours , Truly yours 等。结尾敬语必须和信文紧连一起,不能分开,更不能把它单独放到另一页。如遇此种情形,则信件必须从新部署、打印。

签订是写信人或其所代表公司的名称或标志。公司名称能够打印,而主管人签名则必须是手写,两者都不可用印章代替。这局部在结尾敬语以下三行,大略留出五行或更多的空间。　　
注意事项的习惯用语是:For the attention of 或简略的Attention ,下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部分时,则用此用语。它在开头称谓语以上两行。除齐头式外,可放在信文以上旁边。　
事由或标题在开头称说语以下两行,下加横线,除齐头式外,畸形放在信文以上旁边。时常是用一词或简单的多少个词来表示信文的主题,让收信人先对所谈内容有所理解。
经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写,可用小写,也可用大写。
附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。常常使用的形式有: Enclosure , Enclosures ,Encl. ,Enc. 等。

抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc ,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件跟复印件上。暗示的标记为bcc ,后加收件人或公司的名字,只打印在复印件上,并且只有写信人和收信人知道。 内容来自

附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容,可用此方式,但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉,即在写信前,你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信用。

在上述十三部分内容中,前七部分是每一封商务英语写作信件中所必须包含的内容,而后几部门则是可有可无的。　
总之,当你书写商务英语书信的时候,必须谨记:选定一种格式,坚持使用,不能变来变去;结构中的内容要安排公平切当,所必需的七部分内容一个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件,会留给人一种良好的印象,促进双方的进一步往来,直至交易的达成。
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